Tips-tips Dasar Ms Office

Ms. Office biasanya merupakan aplikasi yang paling kerap kali digunakan oleh pengguna komputer/laptop. Karena fungsinya yang berhubungan dengan penyelesaian tugas maupun pekerjaan sekolah, kantor dll. Meskipun sering digunakan, namun kebanyakan pengguna masih belum mengetahui adanya tips dasar untuk mempermudah kita dalam bekerja menggunakan Ms. Office yang bisa mempersingkat waktu dalam pengerjaannya. Baiklah, langsung saja disimak tips-tips berikut ini :

Menyalin (copy) teks dan pasang (paste) :- Blok teks yang anda pilih untuk disalin, kemudian tekan Ctrl + C (copy).
- Pada tempat dimana anda akan meletakkan teks tersebut (pasang), tekan Ctrl + V (paste)
Zoom dengan tombol mouse gulir (mouse scroll) :
- Anda dapat menggunakan tombol gulir pada mouse anda untuk memperbesar dan memperkecil (zoom) dokumen.
- Yang perlu Anda lakukan adalah tahan tombol Ctrl. Roll roda gulir mouse maju untuk memperbesar, roll kembali untuk memperkecil.

Membuat baris tanpa baris atau nomor di bawah baris setelah baris bertanda bullet atau baris dengan penomoran :
- Bila Anda membuat bullet atau nomor atau daftar di Word, Anda mungkin tidak menginginkan sebuah tanda bullet pada baris tertentu. Anda dapat memulai baris baru tanpa bullet ( nomor) dengan menekan Shift-Enter.
- Kemudian pada saat Anda menekan tombol Enter, baris baru akan melanjutkan bullet atau daftar nomor.

Menggunakan perintah paste special ketika paste teks dari situs Web atau dokumen lainnya :

- Bila Anda menyalin teks dari situs Web atau dokumen lain ke dalam dokumen Word, hasilnya akan tetap seperti pada format asli, warna, dan ukuran dari halaman asli / dokumen.
- Jika Anda ingin menyisipkan teks tersebut, setelah meng-copy, pada excel gunakan menu Edit, pilih Paste Special, dan pilih Unformatted Text.

Cara mudah mengatur ulang paragraf :
- Jika Anda perlu mengubah urutan tertentu dalam paragraf, Anda hanya perlu klik pada paragraf yang ingin anda pindahkan, kemudian tahan Shift-Alt dan pindahkan paragraf ke atas atau ke bawah bawah menggunakan tombol panah.
- Paragraf akan berpindah melewati paragraf lain sehingga dapat ditempatkan pada posisi yang Anda inginkan.

Menambahkan menu favorite kembali ke menu bar Outlook :
1) Pada menu Tools, klik Customize.
2) Klik tab Perintah.
3) Pada list Category, klik Menu Bar.
4) Pada list Command, klik Favorit, dan kemudian tarik ke menu utama.

Sembunyikan worksheet dalam pada Excel :
1) Pilih lembar Anda ingin sembunyikan.
2) Tahan CTRL untuk memilih beberapa lembar
3) Kemudian klik kanan, klik Hide.

Membuat menu bar baru yang paling sering digunakan :
1) Pada menu Tools, klik Customize, dan kemudian klik pada tab Command.
2) Pada box Categories, klik New Menu (terletak paling bawah), kemudian klik tahan seret atau tarik (drag) New Menu dari kotak Command ke lokasi pada toolbar di mana Anda akan ditempatkan.
3) Klik kanan New Menu, dan kemudian beri nama dengan mengetikkan di kotak Name pada shortcut menu. Kemudian Tekan enter.

Memperbesar atau memperkecil ukuran font (shortcut keyboard) :
1) Menurunkan atau menaikkan ukuran teks di Word, PowerPoint, Frontpage, atau Publisher, pertama, pilih teks yang ingin anda ubah ukurannya.
2) Dengan teks disorot, tekan Ctrl + Shift +> untuk meningkatkan ukuran font, atau tekan Ctrl + Shift +

Untuk memasukkan tanggal dalam dokumen Anda :
Tekan ALT + Shift + D

Hapus semua dalam format dokumen Word :
Pilih semua teks dalam dokumen (CTRL + A)
Tekan Ctrl + Shift + N

Mereplikasikan teks atau gambar di Word dengan dragging dan dropping :
1) Pilih item atau teks yang akan disalin.
2) Klik dan tahan tombol CTRL.
3) Gunakan mouse untuk menarik objek ke posisi yang dikehendaki. Ini akan membuat salinan asli item

Salin hasil sel bukan formula dalam Excel :
1) Pilih sel (s) yang berisi data yang akan disalin.
2) Tekan CTRL + C atau klik kanan dan memilih untuk menyalin salinan sel data.
3) Klik pada sel baru / lokasi yang ingin Anda paste ke.
4) Klik Edit atau klik kanan dan kemudian pilih Tempel Khusus.
5) Pilih Nilai dan kemudian klik kemudian klik Ok.

Memasukkan tanggal /waktu ke Excel atau Acces :
- Untuk tanggal saat ini : Tekan CTRL + titik koma
- Untuk waktu saat ini : Tekan Ctrl + Shift + titik koma
- Untuk tanggal dan waktu saat ini : Gabungan dari langkah diatas (Tekan CTRL + titik koma, kemudian SPACE kemudian Ctrl + Shift + titik koma)

Menyimpan beberapa lampiran Outlook pada saat yang sama :
Bila Anda menerima pesan Outlook berisi beberapa (attachment) lampiran, Anda dapat menyimpan semua lampiran ke lokasi yang sama dalam satu langkah.
1) Klik Save Attachment pada menu File.
2) Klik Pilih Semua mereka untuk menyimpan semua atau Anda dapat memilih lampiran tersendiri.
3) Browse ke lokasi dimana Anda ingin menyimpannya.
4) Kemudian klik Save.

Mengurutkan Database pada Microsoft Excel

Microsoft Excel menyedikan menu yang berfungsi untuk mengurutkan suatu database. Fitur yang digunakan untuk keperluan ini adalah menu Sort yang terdapat pada menu bar Data. Menu Data Sort ini terdiri dari dua jenis yaitu :

• Ascending : mengurutkan dari data terendah ke tertinggi
• Descending : mengurutkan dari data tertinggi ke terendah

Baiklah untuk lebih cepat memahami cara penggunaan menu Sort tadi, saya akan menggunakan sebuah contoh berikut, yaitu Hasil Lomba Pidato Bahasa Inggris sebagai berikut :



Misalkan kita ingin mengurutkan data perolehan point diatas dari perolehan point tertinggi ke point terendah. Langkah-langkahnya adalah :

1. Blok pada keseluruhan area tabel (termasuk header/baris judul).

2. Klik menu bar Data -> Sort. Setelah itu muncul dialog box Sort, dibawah tulisan "Sort by" terdapat tanda panah scrollbar, pilih "Perolehan point", dilanjutkan dengan klik Descending. Pada bagian bawah, "My list has" pilih "Header Row".



3. Selanjutnya klik OK.

Hasil dari pengurutan data perolehan point dari tertinggi ke terendah akan terlihat seperti dibawah ini :




Catatan :
- Untuk mengurutkan dari data terendah ke tertinggi, anda tinggal mengubah pada diaog box menjadi Ascending.
- Misalkan ingin mengurutkan dari data berdasarkan umur, anda tinggal mengubah pada diaog box, "Sort by" menjadi Umur.
- "No Header Row" dipilih apabila anda tidak mengikutsertakan header/baris judul pada area yang di blok.

Selanjutnya anda dapat mencoba dan berlatih sendiri. Semoga tulisan ini bermanfaat.

Tips Microsoft Excel

Siapa yang tidak kenal Microsoft (Office) Excel. Program dari Microsoft yang satu ini dirancang khusus untuk membuat tabel-tabel yang biasanya digunakan untuk keperluan menyusun data, laporan, dsb.

Berikut beberapa Tips praktis dalam Microsoft Excel :

1. Mengatur Ukuran Kolom dan Baris pada Microsoft Excel :

1. Pilih Kolom dan/atau Baris untuk menjadikan ukurannya rata antar kolom/baris satu dengan lainnya. dengan menekan klik kiri mouse kemudian drag (geser) pada bagian yang dipilih.
2. Untuk mengatur ukuran kolom. Pada menu Toolbar, klik Format, klik Column dilanjutkan dengan Width. Setelah itu akan muncul jendela Column Width.
Sedangkan untuk mengatur ukuran baris, klik Format - Row - Height - jendela Row Height.
3. Ketikkan angka sesuai ukuran kolom/baris yang anda inginkan. Misalnya 10. Kemudian Klik Ok.